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In der modernen, wettbewerbsorientierten Geschäftswelt stehen alle Unternehmen vor neuen Herausforderungen in Bezug auf nachhaltige Produktivität und die Schaffung der engagiertesten Mitarbeiter. Die Erzielung des Soll-Outputs in jeder Organisation hängt vor allem von der Konsistenz des Produktivitätsniveaus der Mitarbeiter ab.
In der heutigen Geschäftswelt kann kein Unternehmen seine höchste Produktivität erreichen, wenn sich nicht jeder einzelne Mitarbeiter dafür einsetzt, die Organisationsebenen für die Produktivität zu verbessern. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter zum Wachstum des Unternehmens beitragen werden.
Aber leider neigen einige Geschäftseigentümer dazu, die tägliche Produktivität ihrer Angestellten zu überwachen, und das Ergebnis ist die Tatsache, dass ihre Arbeitsleistung dem Wachstum des Unternehmens abträglich sein wird und diese Sache nicht erkannt und kontrolliert werden kann.
So etwas würde die Fähigkeit des Unternehmens, seine Ziele zu erreichen, ruinieren. Aber dank der Technologie und der Software-Tools zur Überwachung der Mitarbeiterproduktivität müssen Unternehmen nicht lange auf die Leistungsbeurteilungsprogramme der Mitarbeiter warten, um zu wissen, wie sie sich bei der Arbeit verhalten.
Inhaltsverzeichnis
Hauptgründe für den Einsatz von Mitarbeiterüberwachungssoftware
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E-Mails sind die Hauptquelle von Datenverstößen für Unternehmen, da Mitarbeiter Informationen über Geschäftskorrespondenz austauschen müssen. Daher ist es wichtig, Daten zu sichern und zu verfolgen, wenn Sie die HIPAA-Gesetze, GRAMA-Anforderungen und FINRA-Vorschriften einhalten müssen.
Es gibt einige einfache E-Mail-Überwachungslösungen auf dem Markt, die Ihnen helfen, die E-Mails Ihrer Mitarbeiter zu überwachen, um sicherzustellen, dass kritische Daten nicht absichtlich oder versehentlich weitergegeben werden. Mitarbeiterüberwachungsprogramme umfassen E-Mail-Überwachungsfunktionen und weitere Tools zur Überwachung anderer Aktivitäten der Mitarbeiter während ihrer Arbeit.
Ein weiterer zentraler Aspekt der Mitarbeiterüberwachungssoftware ist die Fähigkeit, ihre Aktivitäten zu überprüfen, während sie die Geräte des Unternehmens wie Laptops und Desktops nutzen. Mit solchen Lösungen können Sie sehen, auf welche Websites Ihre Mitarbeiter zugreifen, wer die Mitarbeiter sind, die normalerweise Dateien herunterladen und wann sie USB-Laufwerke anschließen oder entfernen.
Diese Tools können Sie auch benachrichtigen, wenn bestimmte Schlüsselwörter gesucht werden, die Ihr Unternehmen betreffen, wie z.B. Stellensuche, Pornosuche oder Suche im Zusammenhang mit Konkurrenzkontakten.
Die besten Instrumente zur Überwachung des Arbeitsplatzes bieten Ihnen eine administrative Kontrolle, die es Ihnen ermöglicht, solche Aktivitäten zu blockieren und den Zugriff auf unangemessene oder ungesicherte Websites einzuschränken. Sie können Werkzeuge zur Überwachung der Arbeit Ihres Mitarbeiters erfolgreich einsetzen, um herauszufinden, was ein Mitarbeiter bis heute leistet.
Was ist rechtlich und technisch zu beachten?
Die Überwachung der E-Mails von Mitarbeitern mag eine Verletzung der Privatsphäre der Mitarbeiter sein, aber der Oberste Gerichtshof der USA hat bereits 2010 entschieden, dass es für Organisationen und Unternehmen legal ist, die Handlungen von Mitarbeitern zu überwachen, während sie am Arbeitsplatz sind und die Geräte des Unternehmens benutzen. Dazu gehören Pager, Laptops, USB-Laufwerke und mobile Geräte. Programme zur Überwachung von Schlüsselprotokollen und zur Erfassung von Passwörtern können verwendet werden, auch wenn es ethische Kontroversen um das Thema ihrer Verwendung gibt.
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Bundesregierung keine Beschränkungen für die Internetüberwachung der Mitarbeiter auferlegt. Andererseits gibt es einige Einzelstaaten, die den Schutz an die erste Stelle setzen.
Immer mehr Staaten verlangen derzeit von den Arbeitnehmern, dass sie ihre Arbeitnehmer benachrichtigen, wenn ihr Unternehmen überwacht die Online-Aktivitäten der Mitarbeiter, einschließlich Tastenanschläge und E-Mails. Solche Benachrichtigungen können im Mitarbeiterhandbuch oder als Erinnerung per E-Mail veröffentlicht werden.
Stealth-Modus vs. Transparent-Modus
Wenn Arbeitgeber solche Überwachungsinstrumente einsetzen, können sie die Möglichkeit wählen, sie im Stealth- oder Transparenzmodus zu verwenden.
Der Stealth-Modus wird auch als stiller Modus bezeichnet, was bedeutet, dass die Mitarbeiter nicht sehen können, dass sie überwacht werden. Hochwertige Überwachungstools laufen unbemerkt und unbemerkt von den Mitarbeitern.
Der transparente Überwachungsmodus ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, das Überwachungsprogramm auf ihren Systemen zu sehen. Diese Software erfordert die Installation auf jedem einzelnen Computer einschließlich des Verwaltungsportals. Dies wird nicht so einfach sein wie der Stealth-Modus, da die Administratoren jeden einzelnen Bericht aus jedem System überprüfen müssen, um zu sehen, wie es den Mitarbeitern geht.
Wie funktionieren Überwachungswerkzeuge?
Mitarbeiter-Tracking-Tools müssen auf mehreren Systemen, einschließlich einer Zentralstation, installiert werden, falls der Arbeitgeber möchte, dass sie von den Benutzern nicht erkannt werden. Damit diese Art von Tool richtig funktioniert, müssen Sie zuerst die Firewall ausschalten, und sie wird wieder eingeschaltet, sobald der Installationsvorgang abgeschlossen ist.
Auf der anderen Seite ist es für das Programm praktisch unmöglich, ohne zusätzliche Patches und Programmierung zu arbeiten, damit PC-Monitoring-Software das Programm umgehen kann. Dadurch wird eine Lücke im Sicherheitssystem geschlossen, und das Netzwerk wird für alle Arten von Malware, Viren, Spyware und so weiter anfällig.
Vorsicht bei getarnten Viren
Sie sollten sich der Tatsache bewusst sein, dass es viele Mitarbeiter-Überwachungstools gibt, die eigentlich Viren in Verkleidung sind, und während sie Ihnen Keylogging- und Passwort-Erfassungsfunktionen bieten, werden sie auch die Daten hinter den Kulissen sammeln und verkaufen, um die Sicherheit der Organisation zu verletzen. Die meisten Tools zur Überwachung der Mitarbeiteraktivitäten können um die Firewall herum funktionieren, aber es ist immer noch möglich, dass einige Bedrohungen unentdeckt passieren.
Bereitstellung der Software: Wolke und Vor-Ort
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Art und Weise, wie Sie die Software implementieren. On-premises ist die am häufigsten verwendete Option, und die meisten Tools bieten sie an. So können Sie das Programm und die gesammelten Daten auf Ihrem eigenen Server hosten. Diese Lösung erfordert etwas mehr IT-Kenntnisse und kann länger dauern. Cloud-Lösungen hingegen sind einfacher zu verwalten und lassen sich schneller einrichten als die Vor-Ort-Bereitstellung.
Lösungen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen
Elternsoftware und Überwachungssoftware sind zwei Lösungen zur Überwachung der PC-Nutzung. Sie werden beide auf einem einzigen Computer installiert und verwendet und stellen nicht die gleichen Bedrohungen dar wie beispielsweise die E-Mail-Überwachungstools, von denen wir bereits gesagt haben, dass sie um Firewalls herum funktionieren.
Überwachungssoftware und elterliche Software enthalten zusätzliche Optionen, die Cyber-Angriffe verhindern sollen, sowie Tools zur Überwachung von Kindern und Ehepartnern, wenn diese online gehen.
Es gibt viele Unternehmen, die auch auf der Suche nach E-Mail-Software und nach Anwendungen sind, die ausgehende und eingehende Nachrichten auf Spyware, Viren und Trojaner überwachen.
Es gibt auch E-Mail-Verschlüsselungssoftware, die persönliche Daten und kritische Informationen schützen kann, wenn sie an Dritte übertragen werden. Solche Tools stellen sicher, dass die sensiblen Daten nur von Personen abgerufen und verwendet werden, die die Informationen wirklich benötigen, und halten sie gleichzeitig so sicher wie möglich.
Hier sind die besten fünf Tipps zur Überwachung der Aktivitäten der Mitarbeiter:
Teramind
Teramind stellt Software zur Verfügung, die den Prozess der Erfassung des Nutzerverhaltens von Mitarbeitern auf PCs rationalisiert, um verdächtige Aktivitäten zu erkennen, die Effizienz und Effektivität zu überwachen, mögliche Bedrohungen zu erkennen und die Compliance in der Branche sicherzustellen. Die Mission von Teramind ist es, Sicherheitsvorfälle durch Echtzeitzugriff auf Benutzeraktivitäten zu reduzieren, indem Warnungen, Warnungen, Weiterleitungen und Benutzersperren angeboten werden, um Unternehmen und Organisationen so sicher und effizient wie möglich zu halten.
Die Software ist sowohl als On-Premise- als auch als Cloud-basierte Lösung erhältlich, um den Anforderungen jedes Unternehmens gerecht zu werden.
Teramind kann durch die Analyse der Trends in ihrem Verhalten erfolgreich erkennen, welche Benutzer für Ihr Unternehmen am riskantesten sind. Sie können herausfinden, welche bestimmten Richtlinien sie verletzt haben, und sie dann aufklären, um zukünftige Vorfälle zu verhindern.
Mit diesem Tool können Sie auch Regeln schreiben, die auf jede beobachtbare Benutzeraktivität reagieren, wie z.B. das Blockieren des Versands einer E-Mail oder die Benachrichtigung, wenn ein bestimmtes Dokument gedruckt wird. Sie haben auch die Möglichkeit, alle Aktivitäten aufzuzeichnen und zu protokollieren, und sie spielen sie wie ein Video ab und analysieren die Sitzungsmetadaten.
Um mit der Software zu beginnen, müssen Sie diese Schritte befolgen:
- Melden Sie sich kostenlos bei Teramind Basic Cloud an.
- Installieren Sie die Überwachungsagenten auf den Maschinen, die Sie überwachen möchten, und entscheiden Sie sich für Voll- oder Teilzeitoptionen für die Steuerung.
- Sie müssen jede Alarm- und Überwachungseinstellung anpassen, um die Plattform an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
- Sie können auf alle Funktionen der Softwareplattform zugreifen, um einzigartige Überwachungsfunktionen zu erhalten, die sowohl die Sicherheit als auch die Produktivität erhöhen.
HipChat
HipChat funktioniert ziemlich gut als ergänzendes Tool für WorkZone-ähnliche Plattformen. Dies ist ein Zeitmanagement-Tool, das im Wesentlichen ein Instant Messenger für Arbeitsplätze ist. Sie können damit persistente Chaträume oder 1-on-1-Kommunikation einrichten.
Eine der nützlichsten Funktionen ist ein kompletter Chat-Verlauf, und jetzt müssen die Mitarbeiter, die ein Meeting auf HipChat verpasst haben, nicht mehr jemanden unterbrechen, um es nachzuholen, sie müssen die Sitzung nur noch einmal besuchen und schnell durchblättern.
Diese Zeiterfassungssoftware ist ein wichtiges Instrument, um die tägliche Arbeitsleistung der Mitarbeiter zu überprüfen, und sie kann sich als eine Gelegenheit erweisen, um herauszufinden, welche Strategien zur höchsten Produktivität führen.
WorkiQ
WorkiQ ist ein Werkzeug, das das Computerverhalten der Mitarbeiter verfolgt und Berichte über ihre Zeit für unproduktive und produktive Anwendungen liefert. Das Dashboard des Tools zeigt Ihnen übersichtlich an, welche Mitarbeiter aktiv an ihrer Arbeit beteiligt sind und welche ständig abgelenkt werden.
Dieses Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Arten von Aktivitäten zu kategorisieren, Prozesse über alle Anwendungen hinweg zu verfolgen und zu vergleichen, wie verschiedene Benutzer ähnliche Arbeitseinheiten bearbeiten. Die Management Dashboards bieten folgende Vorteile:
- Identifizierung unproduktiver Verhaltensweisen zum Zeitpunkt des Auftretens
- Produktives Verhalten erkennen und auch belohnen
- Vergleich der tatsächlichen Mitarbeiterproduktivität, einschließlich der Zusammensetzung und der Komplexität der von den Mitarbeitern zu bewältigenden Arbeit
- Verwaltung von Außendienstmitarbeitern
- Identifizierung von Leistungsträgern, um ihre Prozesse über die Zeit abbilden zu können
- Verbesserung der Arbeitsverteilung durch die Ermittlung von unterausgelasteten Fähigkeiten oder überlasteten Mitarbeitern
Schreibtischzeit
DeskTime ist eine einfache und sichere Zeiterfassung. t ermöglicht es Ihnen, die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern. Mit diesem Tool können Sie die täglichen Aktivitäten, Krankheitstage, Überstunden und Ferien Ihrer Mitarbeiter besser überwachen. Sie erhalten einen klaren Überblick über den Workflow Ihres Teams. Mit DeskTime können Sie Anwendungen, URLs und auch Offline-Zeiten verfolgen und Sie können auch auf detaillierte Daten darüber zugreifen, wie Ihre Mitarbeiter Anwendungen und Websites nutzen und was sie tun, wenn sie nicht online sind.
Das Tool bietet Ihnen automatische Screenshots und Aktivitätsraten-Tracker, mit denen Sie die Zeit für einzelne Projekte verfolgen können. DeskTime bietet detaillierte Einblicke und Berichte für die Rechnungsstellung, mit denen Sie die CSV-Berichte einfach anpassen, herunterladen und auch versenden können, um Ihren Kunden die genauesten Informationen über den Arbeits- und Zeitaufwand für alle vom Unternehmen entwickelten Projekte zu liefern.
Sie können lokale und Remote-Teams sowohl von Ihrem Handy als auch von Ihrem Desktop aus überwachen und so Zeit sparen, indem Sie sich die Berichte über die Leistung Ihres Unternehmens ansehen, während Sie unterwegs sind. Das Support-Team des Tools ist per Chat, Voicemail und auch per E-Mail erreichbar. Das Team von DeskTime befolgt die Sicherheitsstandards der Branche, um die persönlichen Daten, die ihnen zur Verfügung gestellt werden, zu schützen.
Asana
Asana ist ein Werkzeug, das Aufgaben, Projekte, Dashboards und Gespräche anbietet, damit Teams ihre Arbeit von Anfang bis Ende effizienter gestalten können. Sie können es verwenden, um den Fortschritt für jedes Projekt zu sehen, ohne eine Statusbesprechung zu planen oder E-Mails senden zu müssen. Mit diesem Tool können Sie benutzerdefinierte Felder verwenden, um alles zu verfolgen, was für Sie von großer Bedeutung ist, egal ob es sich um Bugs, Stellenbewerber oder Leads handelt.
Sie können Ihre Aufgaben in gemeinsamen Listen oder Foren für alle Ihre Meetings, Programme und Initiativen organisieren. Die Abschnitte und Spalten ermöglichen es Ihnen, Asana an Ihre Arbeitsabläufe anzupassen und alle Ihre Projekte zu strukturieren.
Sie können die Arbeit einer Aufgabe in kleinere Teile aufteilen oder die Arbeit auf mehrere Projekte aufteilen und wenn eine einzelne Aufgabe zu einer großen und wichtigen Initiative wird, können Sie sie schnell in ein Projekt umwandeln.
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