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Microsoft Office 2010 und 2013 profitieren jetzt von einer Reihe neuer Funktionen des Document Inspectors. Document Inspector, auch bekannt als das Tool “Auf Probleme prüfen”, prüft Ihre Office-Dokumente auf Elemente, die persönliche oder versteckte Informationen enthalten können.
Diese sensiblen Informationen sind wichtig, da sie Details über die Präsentation oder Ihr Unternehmen enthüllen können, die Sie nicht mit anderen Personen teilen möchten, wenn Sie Ihre Excel-, PowerPoint- oder Word-Dokumente freigeben. Deshalb sollten Sie die Dokumente oder die Metadaten (Dokumenteigenschaften) überprüfen, bevor Sie sie öffentlich freigeben.
So funktioniert der Document Inspector. Zuerst wird versucht, den privaten oder versteckten Inhalt automatisch aus dem Dokument zu entfernen, und wenn er fehlschlägt, erhalten Sie eine Warnung.
Hier ist die Liste der neuen Inspektionen:
PowerPoint und Word:
- Eingebettete Dokumente
- Makros, Formulare oder ActiveX-Steuerelemente
Excel:
- Eingebettete Dokumente
- Makros, Formulare oder ActiveX-Steuerelemente
- Links zu anderen Dateien
- PivotTables, PivotCharts, Würfelformeln, Slicer und Zeitleisten*
- Echtzeit-Datenfunktionen
- Excel-Umfragen*
- Definierte Szenarien
- Aktive Filter
- Benutzerdefinierte Arbeitsblatteigenschaften
- Versteckte Namen
Zeitleisten und Umfragen werden in Excel 2010 nicht unterstützt, daher erkennt Document Inspector sie nur in Excel 2013. Auch der offizielle Microsoft-Blog informiert uns:
Einige der neuen Inspektoren erscheinen möglicherweise nicht in Excel 2010 mit den November- und Dezember-Updates für Office 2010. Sie werden Anfang 2015 in einem Update erscheinen.
Obwohl die neuen Funktionen Document Detector verbessern, wenn Sie mit sensiblen Informationen arbeiten, denken Sie daran, dass einige Elemente nicht auffindbar sind, nur weil Document Detector nicht entwickelt wurde, um sie zu erkennen.
Zum Beispiel können Sie in Excel Daten in eine weit entfernte Zeile oder Spalte einfügen, die Sie vielleicht nicht sehen, wenn Sie die Kalkulationstabelle beiläufig betrachten, oder in Word oder PowerPoint können Sie einige Daten mit einem Bild bedecken und vergessen, dass es da ist.
Wie das offizielle Microsoft-Blog noch einmal betont, denken Sie daran, dass Document Detector die juristische Überprüfung nicht ersetzt. Falls Sie Schwierigkeiten haben, vertrauliche Informationen preiszugeben, weil Sie dachten, dass Document Detector sich ebenfalls um diese Angelegenheit gekümmert hat, denken Sie daran, dass Microsoft dafür nicht verantwortlich ist.
Weitere Informationen zum Document Inspector finden Sie auf der Microsoft Support-Seite für Excel, Word und PowerPoint.
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